خصائص الوثيقة الإدارية وأبرز المعلومات عنها

تُعد الوثيقة الإدارية مُستندًا رسميًا وأساسيًا بكافة الجهات والمصالح الإدارية بأي مجتمع أو دولة، ولكن ليس الجميع يعي جيدًا مفهومها ومعرفة ماهية خصائص الوثيقة الإدارية، فمن الجدير بالذكر أن للوثيقة الإدارية أنواع وصور متفاوتة، لكل نوع منهم وظيفته الخاصة، فمن خلال موقع منصتك نعرض لكم أنواع الوثائق الإدارية وخصائصها.

مفهوم وخصائص الوثيقة الإدارية

تُعرف “الوثيقة الإدارية” الصادرة من مختلف الجهات الإدارية الحكومية بكونها عبارة عن عدد من الوثائق تقوم أي إدارة بتحريرها وضبطها من خلال موظفيها، ويتم استعمالها كطريقة تواصل مع غيرها من الإدارات الأخرى وإتمام العديد من المهام والمتطلبات بينهما.

كما تُعد هذه الوثيقة الرسمية عبارة عن مجموعة من الأوراق أو السجلات الرسمية والتي إما يتم تحويلها قانونيًا أو تنظيميًا، وبدورها تحوي داخلها الكثير من المعلومات، والتي تعبر عن مواقف الإدارة أو تؤكد حدثًا ما.

كما أن الوثيقة الإدارية ربما تحتوي على عدد ضخم من مهام ومسؤوليات المؤسسات والوزارات والجهات الحكومية المتنوعة.

أقرأ أيضًا: ما هي خصائص الفلسفة والعلم .. مفهوم الفلسفة والعلم

أنواع الوثائق الإدارية

تتنوع وتتعدد أنواع الوثائق الإدارية بمختلف الجهات الحكومية، والتي تنقسم إما من حيث الشكل أو النشاطات، ونحن من خلال الفقرات التالية نتعرف على أسماء أنواع كل قسم بالتفصيل:

1ـ أنواع الوثائق الإدارية حسب النشاطات

• الوثائق السياسية.
  • الوثائق التنظيمية.
  • وثائق الإبلاغ.
  • الوثائق الحاكمة.
• الوثائق التشغيلية.

أقرأ أيضًا: ما هو مفهوم الخطاب الصحفي .. خصائص الخطاب الصحفي

2ـ أنواع الوثائق الإدارية حسب الشكل

• المخطوطات.
• الأرشيف الإلكتروني.
• الأرشيف الورقي.

أقرأ أيضًا:   ما هو مفهوم التفكير الاستراتيجي .. كيف يمكن تحسين التفكير الاستراتيجي؟

الأرشيف الإلكتروني

حيث يوجد من الوثائق الإدارية ما يُسمى بـ “الوثائق الإلكترونية” أو “الأرشيف الإلكتروني”، وهو ما يمتاز بسرعة العمل والنسخ والتعديل، كذلك القضاء على الاستيعاب المكاني لكبر طاقة استيعابه بشكل مميز وملحوظ.

كما أن لديه بعض العيوب الظاهرة أثناء الطلب والاستخدام، ألا وهي صعوبة الوصول له معظم الوقت في حال عدم وجود نظام حازم يُساعد الفرد بالاطلاع عليها.

من صور الأرشيف الإلكتروني: الأقراص الصلبة، البريد الإلكتروني، ملفات معالجة النصوص [فهي عبارة عن مجموعة من وثائق تحتوي على معلومات عن نشاط أو تفكير معين].

وبهذا نكون أوضحنا لكم مفهوم الوثائق الإدارية وأبرز خصائصها وأدوارها التي تقدمها لكل جهة حكومية، مع عرض أنواعها وأسماء أقسامها من حيث الشكل ونوع النشاط، كما أنه في ظل التطور والتقدم التكنولوجي الهائل الذي نُعاصره، قم بفهم ما حول الأرشيف الإلكتروني الآن، واطلع على أبرز ميزاته وإيجابياته والتي تُعد أكثر مضاعفة بالنسبةِ لعيوبه وسلبياته.